Praxisbeispiel: Eine neue Branchensoftware optimiert alle Arbeitsabläufe!

Kennen Sie das? Für die Abwicklung der internen Organisation kommt unterschiedliche Software zum Einsatz. Die eingesetzte Software kann nicht alle nötigen Funktionen bereitstellen. Daten müssen manuell von Papierunterlagen wie Rapportzetteln oder aus Excel-Tabellen nacherfasst werden. Informationen gehen verloren. Prozesse dauern unnötig lange und sind kompliziert. Die Zusammenarbeit ist ineffizient. Die Folge sind Fehler und Verzögerungen im Tagesgeschäft – aber auch bei strategischen Entscheidungen. Es entstehen unnötige Kosten und Risiken.

Im folgenden Praxisbeispiel zeigen wir, welche Schritte notwendig sind, um eine spürbare Verbesserung der Arbeitsabläufe zu erreichen.

 

Was ist das Ziel?

Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Mitarbeiter:innen ist in Handel, Montage und Wartung von Anlagen und Produkten aus den Bereichen Holzbau- und Möbelbau, Sonnenschutz, Fenster und Türen tätig. Die Geschäftsleitung will in allen Betriebsbereichen aus den oben genannten Gründen die Optimierung von Arbeitsabläufen durch Digitalisierung und Automatisierung erreichen:

• mobile Auftragsabwicklung per App, Smartphone und Tablet
• digitale Arbeitszeiterfassung
• Innovative wirtschaftliche Auswertungen zu Projekten und Aufträgen
• digitale Baustellendokumentation
• digitale Lager- und Warenwirtschaft
• digitale Übergabe der Buchhaltung an das Steuerbüro

 

Eine alte Branchensoftware bremst die Abläufe

Bei der Überprüfung und Bewertung der im Unternehmen bereits seit Längerem eingesetzten Branchensoftware durch ein neutrales Beratungsunternehmen wird festgestellt, dass die Lösung technisch nicht aktuell ist und auch nicht alle Daten im benötigten Umfang erfasst werden können. Dazu gehören beispielsweise unterschiedliche Adressen wie Kundenadresse, Lieferadresse und Rechnungsanschrift oder die Vereinbarung individueller Rabatte, sei es spezifisch produkt- bzw. auftrags- oder generell kundenbezogen, um nur einige Beispiele zu nennen.

 

Auch die Kommunikation mit Kunden wird lediglich bei den Projekten protokolliert, diese (und somit Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen etc.) aber nicht mit den Kundendaten verknüpft.

Die Organisation und Dokumentation von Kundendienstterminen und die Montageplanung erfolgen weitgehend mit Excel-Tabellen, Papierformularen, Durchschlagzetteln, zusätzlichen Apps aus dem App-Store mit den entsprechend nötigen manuellen Nacherfassungen der Daten in die Branchenlösung. Ähnlich läuft es in Lager und Warenwirtschaft, Rechnungs- und Mahnwesen sowie Finanzbuchhaltung.

 

Was ist die Erkenntnis?

Die eingesetzte Branchensoftware in unserem Praxisbeispiel besteht aus einem System mit mehreren Einzellösungen. Dadurch – und durch eine komplexe Menüstruktur – ist die Bedienung der Funktionen und Module schwierig. Obwohl das Funktionsangebot insgesamt groß ist, fehlen verschiedene wichtige Funktionen komplett oder sind nicht effizient gelöst.

Dieses Manko wird mithilfe von zusätzlichen Apps und Papier „gelöst“. Somit können viele Abläufe im Unternehmen nicht wie benötigt in „einem Guss“ abgebildet werden und verlangen somit doppelte Arbeit.

Das Ergebnis der Überprüfung durch die Expert:innen war letztendlich, dass es digitale Alternativen gibt, die den Anforderungen des Tagesgeschäfts wesentlich besser und flexibler gerecht werden – auch mit Blick auf die immer digitaler werdende Zukunft und die damit verbundenen Herausforderungen.

 

Fazit

Digitalisierungsvorhaben verlangen eine strukturierte Vorgehensweise! Zunächst braucht es die umfassende Analyse der Arbeitsprozesse – von der Verwaltung über die Werkstatt und das Lager bis hin zu Baustellen und Wartung und Reparatur sowie die Überprüfung und Bewertung der im Unternehmen eingesetzten Lösungen.

Dann können folgende Schritte angegangen werden:

• Treffen einer wissens- bzw. faktenbasierten Entscheidung, ob weiterhin die aktuelle Branchensoftware oder eine neue Lösung gesucht wird
• Erstellen eines ausführlichen Anforderungsprofils für die ideale Softwarelandschaft
• Recherche möglicher alternativer Lösungen auf der Basis des Anforderungsprofils, um Klarheit darüber zu bekommen, welche alternativen und für den Betrieb geeigneten Systeme auf dem Markt zur Verfügung stehen
• Entwicklung eines strukturierten Umsetzungsfahrplans für die Einführung einer neuen Softwarelösung

Übrigens: Alles, was mit Digitalisierung zu tun hat, kann auch gefördert werden! Das gilt von der Beratung und Weiterbildung über Branchensoftware und die gesamte Hardware bis hin zu Robotikanlagen, Marketingstrategien, Webshops etc.

Die Frage ist oft nicht, was gefördert wird, sondern wie man an die Förderung herankommt bzw. welche Bedingungen erfüllt sein müssen. Hinzu kommt die Unübersichtlichkeit der „Förderlandschaft“. Kennen Sie Ihre Möglichkeiten zur Innovationsfinanzierung mithilfe von Förderzuschüssen und günstigen Krediten? Oder verzichten Sie hier möglicherweise auf bares Geld?

Auf dem Forum DIGITALISIERUNG PRAKTISCH GESTALTEN für das Handwerk im Rahmen der FENSTERBAU FRONTALE + HOLZHANDWERK 2024 erfahren Sie im Experten-Interview am Donnerstag, 21.03.2024, von 11.00 bis 11.30 Uhr, wie Sie einen Überblick über die Digitalisierungsförderlandschaft bekommen, welche Programme infrage kommen und wie Sie Ihren Antrag gezielt und erfolgreich stellen!

Die Themen aller Praxisinterviews und Diskussionen inklusive Uhrzeit und Informationen zu den Teilnehmer:innen finden Sie im Veranstaltungsplan des Forums DIGITALISIERUNG PRAKTISCH GESTALTEN für das Handwerk vom 19. bis 22. März 2024.